Jäsenrekisteriseloste

HENKILÖREKISTERIN TIETOSUOJASELOSTE

JUUAN URHEILIJAT RY

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen 2016/679 sekä henkilötietolain 523/1999 10 §:n mukainen tietosuojaseloste ja seloste käsittelytoiminnasta.

1.      REKISTERINPITÄJÄ JA YHTEYSHENKILÖ

Yhdistyksen nimi:                        Juuan Urheilijat ry

Yhteyshenkilö:                             Jarmo Vepsäläinen

Osoite:                                          Alatie 21, 83900 Juuka

Sähköposti:                                   juuan.urheilijat(at)outlook.com

Puhelin:                                        0500 921660

2.      REKISTERIN NIMI

Juuan Urheilijat ry:n jäsenrekisteri

3.      REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

Käsittelyperuste on, että rekisteröity on antanut suostumuksensa, joka on vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen. Suostumuksen tulee olla myös vapaasti peruutettavissa milloin tahansa. Käsittelyperuste on tarpeen rekisterin pitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi. Tällainen lakisääteinen velvoite on esim. jäsenluettelon ylläpitäminen.

4.      HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN JA REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Henkilötietoja voidaan käyttää vain ennalta määrättyihin käyttötarkoituksiin, jotka ovat seuraavat:

·         Henkilöiden rekisteröinti

·         Jäsenmaksulaskutus ja sen seuranta

·         Jäsenviestintä

5.      REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

Rekisteri voi sisältää seuraavia tietoja:

Käyttäjän antamat tai henkilökohtaisesti tunnistavat tiedot:

·         Henkilön perustiedot, kuten:

-          nimitiedot

-          sukupuoli

-          syntymäaika

-          yhteystiedot (osoitetiedot, puhelinnumero, sähköpostiosoite)

·         Jäsensuhdetta koskevat tiedot, kuten:

-          laskutus- ja maksatustiedot

-          peruutustiedot

6.      JÄSENREKISTERIN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

henkilöä koskevat tiedot saadaan säännönmukaisesti:

·         Henkilöltä itseltään suoraan, sähköpostitse, puhelimitse tai muulla vastaavalla tavalla.

·         Rekisterinkäsittelijän tai toimihenkilön syöttäminä.

·         Postin osoitetietojärjestelmästä, puhelinyhtiöiden yhteystietorekistereistä ja muista vastaavista yksityisistä ja julkisista rekistereistä.

7.      TIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Tietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeen yllä kohdassa 4 määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön mukaisesti.

8.      HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELIJÄT

Rekisterinpitäjän lisäksi yhdistyksen johtokunnan jäsenet voivat käsitellä henkilötietoja voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti, mutta vain tarvittaessa. Rekisterinpitäjä voi ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

9.      TIETOJEN SIIRTO EU:N TAI ETA-ALUEEN ULKOPUOLELLE

Tietoja ei siirretä EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.

Tietoja luovutetaan kolmansille osapuolille ainoastaan kohdassa 10 esitellyissä tapauksissa.

10.  SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOJEN LUOVUTUKSET

Tunnistetun käyttäjän henkilötietoja ei myydä tai vuokrata kolmansille osapuolille. Tietoja luovutetaan kolmansille osapuolille vain seuraavissa tapauksissa:

·         Käyttäjän tietoja voidaan luovuttaa kolmansille osapuolille, mikäli käyttäjä on antanut siihen suostumuksensa.

·         Käyttäjän henkilötietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä kulloinkin voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla.

·         Tietoja voidaan luovuttaa tilastollista, tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten edellyttäen, että tiedot on muutettu sellaiseen muotoon, että tiedon kohde ei enää ole niistä tunnistettavissa.

11.  REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus tarkistaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ilmoittamalla siitä kirjallisesti yhteyshenkilön postiosoitteeseen tai sähköpostitse.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisterinpitäjää poistamaan hänen tietonsa rekisterinpitäjän järjestelmästä ilmoittamalla siitä kirjallisesti rekisterinpitäjän yhteyshenkilön postiosoitteeseen tai sähköpostitse. Jäsenreksiterin tietojen poistaminen saattaa vaikuttaa jäsenen mahdollisuuteen osallistua toimintaan ja saada ajankohtaista tietoa.

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen poistamista tietyissä tilanteissa (tietosuoja-asetuksen 17 artikla). Henkilötiedot on poistettava esim. silloin, jos tietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerätään tai jos rekisteröity peruuttaa suostumuksensa eikä käsittelyyn ole muuta laillista perustetta.

12.  REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET

Rekisteriä koskevat manuaaliset aineistot säilytetään lukituissa tiloissa. Digitaalisesti tallennetut ja käsiteltävät tiedot ovat tietokannoissa, jotka ovat teknisten suojattuja.

13.  TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN

Tietosuojaselostetta voidaan muuttaa joko rekisterinpitäjän toiminnassa tapahtuvien muutosten perusteella tai lainsäädännön muuttumisen vuoksi. Tietosuojaselosteen muutoksista/päivityksistä ilmoitetaan yhdistyksen palveluissa.

Tätä tietosuojaselostetta on päivitetty viimeksi 29.12.2023